关于印发《天津市廉租住房档案管理办法》的通知
【发布日期】2009-4-1
各区县房管局、市住房保障管理办公室：
为加强廉租住房制度建设，规范廉租住房档案管理，现将《天津市廉租住房档案管理办法》印发给你们，望遵照执行。
二〇〇九年四月一日
天津市廉租住房档案管理办法
第一条 为了加强和规范我市廉租住房档案管理，确保其完整、安全和有效使用，根据住房和城乡建设部《城镇廉租住房档案管理办法》（建住房〔2006〕205号）和《天津市廉租住房管理办法》（津政发〔2008〕38号）对廉租住房档案管理要求，结合我市廉租住房管理的实际情况，制定本办法。
第二条 廉租住房实物配租档案、廉租住房租房补贴档案、公有住房租金核减档案的管理，适用于本办法。
第三条 廉租住房档案是廉租住房管理机构在实施廉租住房保障过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括纸质、电子两种形式档案。
第四条 廉租住房档案要真实记录廉租住房保障政策落实情况，如实反映申请廉租住房保障家庭状况，是我市廉租住房管理工作的基础。
第五条 各区县房管局住房保障管理部门负责本地区内廉租住房档案的收集、整理、归档、保管、利用和移交等工作。市住房保障管理办公室（以下简称“市住保办”）负责对全市廉租住房档案管理工作进行指导、监督和定期检查。
第六条 廉租住房档案管理工作与城镇廉租住房管理工作实行同时布置、检查、验收。
第七条 各区县房管局局长为廉租住房档案管理的第一责任人。区县房管局均要配备适应工作需要的专（兼）职廉租住房档案管理工作人员。其职责是：
（一）熟悉我市廉租住房管理的政策法规，掌握档案管理专业知识，负责对实施廉租住房保障过程中形成的文件材料进行收集、整理、归档、统计、利用、销毁等工作，确保档案的完整、安全。
（二）及时组卷归档，归档前检查重要资料是否遗失、残缺、规范，并与工作人员做好交接登记；
（三）建立健全档案总目录、案卷目录。科学分类，陈列有序。维护档案信息，提供档案利用。查阅档案，需说明查阅内容，领导审批，并登记签字；
（四）对申请家庭年审情况和申请人申报的变化情况等材料及时予以补充，实现档案动态管理；
（五）注意防潮、防火、防虫。保持室内、柜架、卷宗洁净，空气流通。
第八条 廉租住房档案应一户一档，包括申请、审核、实施保障及年度复核等有关材料。
（一）申请材料。包括廉租住房申请人的身份证（复印件）、户口簿（复印件）、家庭住房权属证明（复印件）、家庭收入证明及其他相关证明（原件或复印件）、申请受理通知单等。
（二）审核材料。包括廉租住房申请审核表、工作人员入户核查记录、拆迁补偿安置费确认书、立户违章住房拆除承诺书、公示内容及反馈记录、群众举报、来访记录等。
（三）实施保障材料。包括廉租住房实物配租通知书、签订廉租住房配租协议通知书、廉租住房租房补贴发放通知书、廉租住房租房补贴变更登记表、廉租住房租房补贴家庭情况变更审核表、租房补贴变更停止通知书、房屋租赁合同、房屋租赁登记备案证明、廉租住房租赁协议、廉租住房保障家庭终止保障通知书等。
（四）复核材料。根据年度复核结果对档案及时进行调整变更，包括家庭收入、住房状况变更记录和年度复核记录等。
第九条 档案保管部门要根据廉租住房档案的数量配备相应的库房和档案柜等设施，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
廉租住房实物配租家庭档案、廉租住房租房补贴家庭档案和公房租金核减家庭档案要分柜存放。
廉租住房保障对象档案保管使用市国土资源和房屋管理局制作的申请人资料袋或各区县档案局监制的档案盒，档案柜以区县为单位统一。
区县房管局要有廉租住房档案专门存放场所，满足档案存放要求，确保存放安全。
第十条 廉租住房保障对象档案应以户为单位进行整理，按实施廉租住房保障过程中材料形成的先后顺序排列归档。
廉租住房保障对象档案要及时进行整理，档案管理人员应在申请家庭取得保障资格或对其开始实施保障一周内完成归档工作。
第十一条 廉租住房纸质档案归档要求：
（一）使用资料袋的，要按照资料袋正面各要素的内容进行填写，按照证件的序号进行整理装袋。以街道（乡镇）为单位，按照资料袋的编号顺序进行排列。在建立总台账的同时，每20户档案为一组建立分台账，各组档案之间放置标签，标明各组档案的顺序号，与分台账的顺序号相符，便于查找。
（二）使用档案盒的，每份档案要严格按照资料袋上证件的序号进行整理、装订，每15户档案为一组，按照编号顺序由上到下进行排列放置。在建立总台账的同时，每盒档案建立分台账，在每个档案盒内最上面放置一份本盒档案分台账。在档案盒侧面中间位置贴标签，标明街道（乡镇）或顺序号与总台账相对应，方便管理使用。
第十二条 各区县住房保障管理部门应建立廉租住房管理档案。管理档案包括廉租住房管理组织机构、申请实物配租家庭名单清册（台账），租房补贴资金发放名单清册（台账）、银行对账单、廉租住房保障家庭统计月（季）报表、实物配租家庭租金收缴情况记录、复核调整、目标考核、业务培训、公示公告、来信来访记录、简报总结、音像资料、责任追究和督促检查、档案移交及廉租住房管理工作文件图表册等相关资料。
第十三条 廉租住房管理档案统一存放在档案盒内，在档案盒的正面和侧面贴上标签，标明管理档案的种类。各档案盒内均要放置归档文件目录，并按目录顺序整理归档。
第十四条 用于实物配租的廉租住房建设项目，应保留项目前期各项审批手续及相关图纸资料，账目及资金使用情况，项目招投标合同、协议，项目竣工及后期管理等相关材料。通过收购方式筹集的廉租住房，应保留收购协议等相关材料。
第十五条 街道办事处（乡镇人民政府）廉租住房管理档案按文件盒、台账盒和存根盒的方式保管。归档要求：
文件盒：内有归档文件目录，廉租住房实物配租和租房补贴有关操作程序、通知和规定，住房保障工作文件汇编和政策培训材料等。
台账盒：内有归档文件目录、廉租住房实物配租及租房补贴受理明细表、不符合申请实物配租及租房补贴条件家庭明细表，廉租住房实物配租及租房补贴初审公示明细表、领取廉租住房租房补贴家庭明细表、配租廉租住房家庭明细表、享受租房补贴家庭变动情况明细表等。
存根盒：内有归档文件目录、公示存根、申请人不符合配租申请条件通知书存根、不符合租房补贴申请条件通知书存根和有关证明材料等。
第十六条 要运用计算机等现代化手段对廉租住房数据进行统计、分析，并建立相应的电子档案，根据申请、审批、登记、年度复核、终止退出等有关情况，及时更新廉租住房管理系统的有关数据。
第十七条 电子档案的整理归档执行《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）要求。
（一）电子档案要与同时存在的纸质档案在内容上保持一致，使其具有真实性、完整性、有效性和连续性。
（二）为电子档案的保管配备专用的数据存储设备，按用户权限定期备份。区县房管局应规定电子文件归档时间、范围，保证归档电子文件的质量。
（三）应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
（四）建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制，对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
（五）通过网络管理的，还须做好网络安全防护，确保数据的完整、安全。
第十八条 廉租住房档案在对保障对象实施保障期间由各区县住房保障管理部门负责保管，在廉租住房保障家庭停止享受住房保障一定时限后，及时移交本单位综合档案室统一管理，电子档案同时移交。
第十九条 健全廉租住房档案检索体系，做好档案的收进、保管、利用、移出等情况的详细记录。要有交接记录，防止丢失。
第二十条 对保管期满的廉租住房档案，应由廉租住房管理工作人员、档案管理工作人员按规定程序予以销毁。
第二十一条 市住保办结合廉租住房管理工作，每年要对各区县廉租住房档案管理情况进行检查。
对违反本办法规定，造成廉租住房档案丢失、损毁等不良后果的，按照《档案法》及有关规定处理。
第二十二条 经济租赁房、经济适用房、限价商品房保障家庭档案管理，参照本办法相关规定执行。
第二十三条 本办法自发布之日起施行。
