天津市物业服务企业档案管理工作指导意见
【发布日期】2012-12-3
市国土房管局市档案局关于修订天津市物业服务企业档案管理工作指导意见的通知
津国土房物〔2012〕384号
各区县房管局、档案局，各物业服务企业：
《天津市物业管理企业档案管理工作指导意见》（津国土房物〔2006〕1301号）已超过法定有效期。为进一步规范我市物业服务企业档案管理工作，结合国务院《物业管理条例》、国家档案局《企业档案工作规范》，进行了文字修订。经研究，将需继续施行的《天津市物业服务企业档案管理工作指导意见》印发给你们，请认真遵照执行。
市国土房管局 市档案局
2012年12月3日
天津市物业服务企业档案管理工作指导意见
为规范我市物业服务企业档案管理工作，提升物业管理行业基础建设的整体水平，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《物业管理条例》、《天津市档案管理条例》和《天津市物业管理条例》的规定，现对我市物业服务企业档案管理工作提出如下指导意见：
一、适用范围
本市行政区域内从事物业管理服务活动的所有物业服务企业。
二、档案管理原则
物业服务企业档案管理工作应当坚持“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的原则。
三、档案管理内容
根据我市物业服务企业的管理模式和实际情况，档案管理的归档内容划分为11个一级类目、67个二级类目（具体目录详见附件1），主要归档范围包括：
（一）党群管理工作形成的文件材料。如：党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料;党组织建设、党员管理和纪检监察工作文件材料等。
（二）行政管理工作形成的文件材料。如：企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料;企业章程、证照，企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料等。
（三）经营管理工作形成的文件材料。如：企业改革、经营战略决策文件材料;计划与统计工作文件材料；企业发展规划、各项发展计划文件材料；责任制管理文件材料等。
（四）物业管理工作形成的文件材料。如：各物业项目招投标文件材料；各物业项目验收文件材料;各专项业务管理有关文件材料等。
（五）基本建设工作形成的文件材料。如：可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料;基建项目的设计文件材料等。
（六）设备仪器管理形成的文件材料。如：购置设备、仪器的立项审批，购置合同;设备、仪器的开箱验收或接收文件材料等。
（七）会计档案。如：会计凭证（原始、记账、汇总）；会计账簿；年度财务报告（决算）（包括文字分析）等。
（八）职工个人档案。
（九）特殊载体档案。如：声像类；实物类等。
（十）物业项目形成的文件材料。如：小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图（安装图）、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料；房屋管理与维修养护等文件材料；共用设施设备管理等文件材料。
（十一）其它应归档的文件材料。
四、档案工作标准
（一）企业档案管理部门、专（兼）职档案管理人员职责明确，并能够认真行使档案的管理、指导和监督职责。
（二）文件材料归档及时，归档范围准确，保管期限符合要求。
（三）制定企业档案分类方案，档案实体档号标识与分类方案一致。
（四）案卷整理规范，质量符合国家及档案行业标准要求，并编制检索工具。
（五）档案卷（盒）外观符合国家标准要求，尺寸、颜色、式样统一。
（六）根据企业档案管理需要设置档案室和配备必要的档案柜、架，利于档案的安全保管。涉密档案保管合理、安全。
（七）档案保管条件达到防火、防盗、防光、防有害气体、防潮湿、防虫、防高温、防尘等要求，并配备必要的档案保护设备设施，纸质档案要采用无酸卷盒存放。档案无霉变、褪色、虫蛀、鼠咬等现象。
（八）照片、录音（像）带、电子文件等特殊载体档案，要有符合保管要求的档案装具单独存放。
（九）档案上架排序符合国家和档案行业标准要求，做到排列有序、分类清楚、查阅方便。
（十）建立档案借阅、利用登记制度，借阅手续齐全；利用涉密档案时审批手续严谨；档案的查准率、查全率达到100％。
（十一）对所保管的档案应定期进行清点，建立统计登记台帐，做到账物相符。
（十二）档案文件材料移交手续完备，责任明确。
（十三）企业建立档案鉴定工作小组，按照档案鉴定程序及时对保管期限已满的档案进行鉴定，对应销毁的档案编制销毁清册，履行销毁审批手续。
（十四）适时编制企业全宗介绍、组织沿革和大事记等档案编研材料。
五、档案管理要求
（一）要有健全完善的档案管理制度。要依据《中华人民共和国档案法》、国务院《物业管理条例》、《天津市档案管理条例》和《天津市物业管理条例》的规定，结合企业实际，建立健全企业的档案管理规定、各类文件材料的归档制度、档案利用制度、档案保密制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度和档案人员岗位责任制。实现档案管理的规范化、制度化，切实保证档案资料收集齐全、真实准确、安全保管和方便利用。
（二）要选择符合企业自身实际的管理模式。物业服务企业的档案管理大致可分为三种模式：一是集中统一管理模式。由企业建立综合档案室，将企业档案（项目档案）集中统一保管；二是相对集中管理模式。企业内部的日常管理文件材料由企业本部集中保管，所辖物业项目档案资料在项目中保管。三是委托代管。在企业不具备档案资料的管理条件和能力情况下，可以委托具备档案管理资质的中介服务机构承担保管责任，并签订委托保管协议。
各物业服务企业可以从以上三种模式中任选一种符合自身实际的档案管理模式，并将其列为一项常项工作进行考核。
（三）要健全完善档案管理网络，明确责任分工。企业要建立由企业负责人、责任部门和专(兼)职档案管理人员组成的三级档案管理网络。分管档案工作的部门，要做好企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并指导、监督本企业各部门及物业项目做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作；对实行相对集中管理模式的企业，各职能部门（包括临时机构）和物业项目也要指定专人负责文件材料的归档工作。专（兼）职档案管理人员应当具备档案管理专业知识，并按规定参加业务培训；严格遵守职业道德和保密规则。
（四）档案整理要及时、规范，方便检索。要参考《天津市物业服务企业文件材料归档范围及保管期限表》（附件1），结合自身实际，确定企业文件材料的具体归档范围、内容。对已经做ISO9000认证的企业，可在原有基础上参照此归档范围、内容进行添加。
文件材料办理完毕后按照要求及时归档，依据标准进行规范整理，并编制检索工具，方便利用。有条件的企业要使用计算机管理档案，进一步提高档案管理水平。
物业服务企业在对物业项目档案管理中，要在妥善保管基础资料和接管验收文件的同时，承担起对档案的补充、整理和保管义务。
（五）要妥善处理好安全保管与开发利用的关系。要不断改善档案保管存放条件，最大限度地延长各种载体档案的寿命，确保档案安全。对物业项目的档案资料保管要高度重视，严格借阅、归还手续，保证档案资料完整。要充分开发利用档案资源，为企业管理、项目维修养护和商品住宅基金缴存及其使用等服务，在维护企业和业主权益等方面发挥作用。
在利用档案过程中，要对企业核心技术档案、知识产权档案和涉及商业秘密档案的开发利用进行严格审查，妥善处理好利用与保密的关系。
（六）要规范档案资料的交接程序。企业内部文件材料移交要建立移交清册，由所在的部门或项目负责人签字核准后向企业档案管理部门进行移交。
对于新建住宅物业管理项目，物业服务企业与开发建设单位之间的资料交接要按照国务院《物业管理条例》、《天津市物业管理条例》和《关于天津市新建住宅物业管理接管验收的指导意见》津国土房物〔2012〕372号的规定要求落实，做到接管文件材料完整，移交手续齐全，责任明确。
物业服务企业退出项目时要按照国务院《物业管理条例》、《天津市物业管理条例》和《关于印发天津市物业服务企业退出项目管理办法的通知》（津政发〔2009〕35号）的规定要求，将档案资料整理完毕后制作移交目录，在规定时间内认真做好交接工作。
本办法自2012年12月3日起施行，至2017年12月2日废止，天津市国土资源和房屋管理局印发的《天津市物业管理企业档案管理工作指导意见》（津国土房物〔2006〕1301号）同时废止。
