广州市房屋租赁合同登记备案操作规则
【发布日期】2009-5-1
目录
第一章 总则
第一条 目的和依据
第二条 适用范围
第三条 登记备案机构工作要求
第四条 组织实施机构
第五条 租赁管理信息系统
第六条 租赁合同登记备案工作程序
第二章 一般规定
第一节 业务种类
第七条 租赁登记备案业务类型
第八条 租赁合同登记备案情形
第九条 转租合同登记备案情形
第十条 租赁合同转让登记备案情形
第十一条 租赁合同变更登记备案情形
第十二条 租赁合同注销登记备案情形
第二节 备案申请
第十三条 备案申请一般规定
第十四条 身份证明
第十五条 代理登记
第三节 备案受理
第十六条 备案受理一般规定
第十七条 受理回执
第十八条 受理立案字轨编码
第四节 备案审核
第十九条 备案审核一般规定
第二十条 备案时限
第二十一条 补正资料
第二十二条 审核权限
第二十三条 审核注记及告知
第二十四条 注销合同注记
第二十五条 会审程序
第二十六条 登记备案专用章
第五节 档案管理
第二十七条 档案管理一般规定
第二十八条 档案整理
第二十九条 立卷归档
第三十条 调阅档案
第三十一条 复印存档租赁合同
第三章 租赁合同填写规范
第三十二条 租赁合同的订立
第三十三条 租赁合同的份数
第三十四条 租赁合同规范汉字
第三十五条 出租人名称填写
第三十六条 承租人名称填写
第三十七条 房屋地址的填写
第三十八条 房屋用途的填写
第三十九条 房屋面积的填写
第四十条 租赁期限的填写
第四十一条 租金的填写
第四十二条 房屋属临时建筑的填写
第四章 房屋租赁管理报表
第四十三条 报表内容
第四十四条 报表填报单位
第四十五条 报表填报要求
第四十六条 报表填报内容解释
第五章 租赁合同登记备案业务收件资料
第四十七条 租赁合同登记备案
第四十八条 转租合同登记备案
第四十九条 租赁合同转让登记备案
第五十条 租赁合同变更登记备案
第五十一条 租赁合同注销登记备案
第六章 附则
第五十二条 施行时间
第一章 总则
第一条 （目的和依据）
为规范本市房屋租赁管理工作，提高房屋租赁合同登记备案质量，促进依法行政，实现全市房屋租赁合同登记备案统一政策标准、统一操作规范、统一办事程序，依据《中华人民共和国城市房地产管理法》、《城市房屋租赁管理办法》、《广州市房屋租赁管理规定》等相关法律、法规、规章，制定本规则。
第二条 （适用范围）
本市行政区域内的房屋租赁合同登记备案适用本规则。
第三条 （登记备案机构工作要求）
本规则是租赁登记备案机构及其从业人员在办理房屋租赁合同登记备案业务时的基本准则，租赁登记备案机构及其从业人员应当按照法律、法规、规章和本规则的要求从事房屋租赁管理及登记备案工作。
第四条 （组织实施）
本规则由广州市国土资源和房屋管理局负责解释，由广州市房地产租赁管理所组织实施。各区（县级市）房屋租赁登记备案机构在市房地产租赁管理所的监督、指导下负责本辖区内的房屋租赁管理及租赁合同登记备案具体工作。
第五条 （租赁管理信息系统）
各区（县级市）房屋租赁登记备案机构应当在广州市房地产租赁管理所统一建立的房屋租赁管理信息系统上办理房屋租赁合同登记备案业务。
第六条 （租赁合同登记备案工作程序）
房屋租赁合同登记备案按以下程序进行：
（一）备案申请；
（二）备案受理；
（三）备案审核；
（四）缴交税费；
（五）返还合同；
（六）立卷归档。
第二章 一般规定
第一节 业务种类
第七条 （租赁合同登记备案业务类型）
房屋租赁，租赁登记备案机构应当根据不同情形办理下列备案业务：
（一） 房屋租赁合同登记备案；
（二） 房屋转租合同登记备案；
（三） 房屋租赁合同转让登记备案；
（四） 房屋租赁合同变更登记备案；
（五） 房屋租赁合同注销登记备案。
第八条 （租赁合同登记备案情形）
以下情形申请办理房屋租赁合同登记备案：
（一）新增租赁房屋，租赁双方当事人签订房屋租赁合同，办理房屋租赁合同登记备案。
（二）原租赁房屋发生新的租赁关系，承租人发生变化，出租人与新承租人签订房屋租赁合同，办理房屋租赁合同登记备案。
（三）租赁房屋的租赁期限届满继续承租，租赁双方当事人签订房屋租赁合同，办理房屋租赁合同登记备案。
第九条 （转租合同登记备案情形）
房屋转租是指承租人在租赁期间，将其承租房屋的部份或全部再出租的行为。
以下情形申请办理房屋转租合同登记备案：
（一）房屋租赁合同约定可以转租的，承租人在租赁期间可以按照租赁合同的约定将房屋的部份或全部转租，承租人与接受转租人签订转租合同，办理房屋转租合同登记备案。
（二）房屋租赁合同未约定可以转租的，承租人在租赁期间将房屋的部份或全部转租，应当征得出租人书面同意，承租人与接受转租人签订转租合同，办理房屋转租合同登记备案。
第十条 （租赁合同转让登记备案情形）
租赁合同转让是指租赁期间当事人一方经对方同意，将租赁合同的权利和义务一并转让给第三人的行为。
以下情形申请办理房屋租赁合同转让登记备案：
（一）出租人在租赁期间将房屋产权转让或赠与的，房屋受让人或受赠人继续履行租赁合同，并与承租人填写租赁合同转让申请表，办理房屋租赁合同转让登记备案。
（二）承租人在租赁期间将房屋承租权转让的，应当征得出租人书面同意，由房屋承租人的受让人继续履行租赁合同，并与出租人填写租赁合同转让申请表，办理房屋租赁合同转让登记备案。
第十一条 （租赁合同变更登记备案情形）
租赁合同变更是指租赁双方当事人主体不变，经双方协商一致，对租赁合同的部分内容进行变更。
以下情形申请办理房屋租赁合同变更登记备案：
（一）租赁当事人一方更改姓名或者名称的，应当填写租赁合同变更申请表，办理房屋租赁合同变更登记备案。
（二）房屋的租赁期限、租赁部位、租赁价格、租赁面积等现状发生变化的，应当填写租赁合同变更申请表，办理房屋租赁合同变更登记备案。
第十二条 （租赁合同注销登记备案情形）
注销登记备案是指租赁当事人依法解除或终止房屋租赁合同相应办理注销登记备案手续。
以下情形申请办理房屋租赁合同注销登记备案：
（一）房屋租赁合同期限届满，到期终止的，租赁双方填写解除终止房屋租赁合同申请表，办理房屋租赁合同注销登记备案。
（二）房屋租赁合同期限届满，到期终止的，若原签订的《房屋租赁合同》有约定期限届满合同自动终止，则从其约定，出租人可单方填写解除终止房屋租赁合同申请表，办理房屋租赁合同注销登记备案。
（三）房屋租赁期间，租赁双方当事人同意提前解除终止房屋租赁合同的，租赁双方填写解除终止房屋租赁合同申请表，办理房屋租赁合同注销登记备案。
（四）房屋租赁合同期限届满或在租赁期间内，若承租人自行迁出无法联系的，凭街道办事处或物业管理公司证明， 出租人可单方填写解除终止房屋租赁合同申请表，办理房屋租赁合同注销登记备案。
第二节 备案申请
第十三条 （备案申请一般规定）
（一）租赁当事人申请办理房屋租赁合同登记备案或转租合同登记备案，应当签订书面《房屋租赁合同》并向租赁登记备案机构提交规定的登记备案资料。申请办理租赁合同转让登记备案的，应填写统一格式的《房屋租赁合同转让申请表》；申请办理租赁合同变更登记备案的，应填写统一格式的《变更房屋租赁合同申请表》；申请办理注销租赁登记备案的，应填写统一格式的《解除终止房屋租赁合同申请表》。
（二）租赁当事人可以委托代理人向登记备案机构申请办理租赁合同登记备案。
（三）无民事行为能力人和限制民事行为能力人由法定代理人向登记备案机构申请租赁合同登记备案，法定代理人可以委托代理人申请租赁合同登记备案。
（四）《房屋租赁合同》和申请书应当由申请当事人签名或盖章。代理人申请登记的，由代理人签名或者盖章，申请人为法人或其他组织的，应加盖单位公章及法定代表人或代理人签名（或盖章）。
（五） 租赁当事人应当按本规定向租赁登记备案机构提交申请登记备案资料原件或者复印件。按规定提交复印件的，收件工作人员应当对复印件与原件的一致性进行校对，注明“复印件与原件相符”并签上姓名和日期。
第十四条 （身份证明）
办理房屋租赁合同登记备案对提交身份证明的要求：
（一）自然人的身份证明
1.中国内地公民申请房屋租赁合同登记备案的，应当向租赁登记备案机构提交身份证或军官证或士兵证或中国护照；未满16周岁无身份证的未成年人，可提交户口簿或出生证。
在《房屋租赁合同》填写证件号码时，应加注证件名称，如身份证、军官证、中国护照等。
2.香港、澳门特别行政区居民申请租赁合同登记备案的，应当向登记备案机构提交香港、澳门特别行政区身份证和来往内地通行证；台湾居民申请租赁合同登记备案的，应当向登记备案机构提交身份证和来往大陆通行证。在《房屋租赁合同》填写证件号码时，应加注证件名称，如香港身份证、澳门身份证、台湾通行证等。
3.外国自然人申请租赁合同登记备案的，应当向登记备案机构提交护照,但在境外办理委托认证手续的，可以提交本国身份证明。在《房屋租赁合同》填写证件号码时，应加注该国的中文名称，如法国身份证、新加坡护照等，所持护照应在有效签证期限内；如果证件用外国文字书写，应同时提交经公证的中文译本。
(二)法人和其他组织的身份证明
1.境内法人申请租赁合同登记备案的，应当向登记备案机构提交企业法人营业执照或者机关、事业、社团等法人登记证书或者组织机构代码证。
2.境内其他组织申请租赁合同登记备案的，应提交营业执照、社会团体登记证书等有关证件。
3.在外国和港澳台地区登记注册的法人或者其他组织申请租赁合同登记备案的，应当向登记备案机构提交有关的登记注册证明。外国法人提交企业登记证或公司注册证，经当地公证并经中国驻该国大使馆或领事馆认证；香港、澳门法人提交商业登记证，经中国委托公证人（香港、澳门）认证，并经司法部中国法律服务（香港、澳门）有限公司审核加盖转递章公证证明；台湾法人提交企业登记证或注册证，经当地公证机关公证，并到广东省公证员协会办理认证。
第十五条 (代理登记)
办理房屋租赁合同登记备案对委托代理的要求：
（一） 法定代理
未成年人、无民事行为能力或限制民事行为能力及精神病人由其监护人作为法定代理人申请租赁合同登记备案。法定代理人应当提交其为监护人的证明，以及代理人和被代理人的身份证明。代理人由人民法院指定的，指定代理人须提交人民法院等出具的法律证明文件。
(二) 委托代理
1.委托代理人申请房屋租赁合同登记备案的，应当向租赁登记备案机构提交委托书、代理人和被代理人的身份证明，不能提交被代理人的身份证明原件核对的，委托书应该经过公证；法人或者其他组织委托代理人办理房屋租赁合同登记的，还应提交加盖公章的法定代表人或负责人身份证明书。
2.所有的委托书均应提交正本。如果委托书用外国文字书写，应同时提交经公证的中文译本。委托书应当载明代理人的姓名或者名称、代理事项、代理权限、代理期限并由委托人签名或盖章，法人或者其他组织的委托书由法定代表人或负责人签署，并应加盖公章。
(三) 境外委托代理
1.委托书在香港、澳门地区办理的，应当经中国委托公证人（香港、澳门）认证，并经司法部中国法律服务（香港、澳门）有限公司审核加盖转递章公证证明。
2.委托书在台湾地区办理的，应当经当地公证机关公证，并到广东省公证员协会办理认证。
3.委托书在国外办理的，应当办理公证并经中国驻该国大使馆或领事馆认证。
第三节 备案受理
第十六条 (备案受理一般规定)
房屋租赁申请人提交申请租赁合同登记备案资料，租赁登记备案机构应当当场受理，根据申请事项编列立案字轨，出具《房屋租赁合同登记备案受理回执》。租赁合同登记备案自收件窗口立案受理，申请人领取《房屋租赁合同登记备案受理回执》之日为租赁合同登记备案受理日。
第十七条 (受理回执)
办理房屋租赁合同登记备案的受理回执：
1. 《房屋租赁合同登记备案受理回执》应当注明申请人姓名（名称）、房屋座落、缴交资料名称和份数并注明原件或复印件、申请登记备案的类别和案号、登记备案机构名称和受理时间等，由收件工作人员签名或盖章确认。
2.若干件案的部分申请资料相同的，可将相同的材料放在某件案（主案）中，在其他案的受理回执中写明“***资料存***号档案”。
第十八条 (受理立案字轨编码)
办理房屋租赁合同登记备案的受理立案字轨编码：
（一）房屋租赁合同登记备案应当根据申请事项编列立案字轨。
1.房屋租赁合同登记备案立案字轨为“穗租备”，字轨类别代码为D；
2.房屋租赁合同注销登记备案立案字轨为“穗租终”，字轨类别代码为Z；
（二）租赁登记备案机构采用统一的立案字轨编码方式，字轨编码方式为：年号+字轨代码+租赁登记备案机构代码+街镇出租屋管理服务中心代码+流水号。字轨编码作为数据统计、档案交接、归档和信息管理的依据，对应的编码数字共为15位，其含义为：
1.第（1）至（4）位为年度代码；
2.第（5）位为字轨代码；
3.第（6）、（7）位为租赁登记备案机构代码；
4.第（8）至（10）位为街、镇出租屋中心代码；
5.第（11）至（15）位为流水号，流水号为五位数，各租赁登记备案机构每年均从00001号开始编码。
（三）租赁登记备案机构代码如下：
1.市租赁登记机构：00
2.荔湾区登记机构：03
3.越秀区登记机构：04
4.海珠区登记机构：05
5.天河区登记机构：06
6.白云区登记机构：11
7.黄埔区登记机构：12
8.番禺区登记机构：13
9.花都区登记机构：14
10.南沙区登记机构：15
11.开发区登记机构：16
12. 增城市登记机构：83
13. 从化市登记机构：84
(四) 各街、镇出租屋管理服务中心租赁登记备案机构使用由市房地产租赁管理所统一编排的代码。
第四节 备案审核
第十九条 （备案审核一般规定）
租赁登记备案机构应当在规定的期限内按照有关法律法规和本规则进行审核，并根据审核结果作出予以备案并在《房屋租赁合同》上注记等处理。
第二十条 （备案时限）
租赁登记备案机构应当自收到备案资料之日起3个工作日内完成审核工作。对符合规定的予以租赁合同登记备案，对不符合规定的在租赁合同作注记或在规定时限内书面通知申请人补充资料。
第二十一条 （补正资料）
办理房屋租赁合同登记备案补正资料的要求：
（一）受理租赁合同登记备案申请后，租赁登记备案机构发现申请人提交的申请资料不齐备或不符合法定形式的，应当在规定的登记备案期限3个工作日内一次性向申请人发出《补正资料通知书》。申请人补正资料期间不计入登记备案期限，从补齐资料之日重新按3个工作日计算办理时限。
（二）申请人应当在十个工作日内补齐资料。申请人于十个工作日内未能补齐资料的，租赁登记备案机构应根据申请人所提供的资料进行租赁合同登记备案，按规定应当在《房屋租赁合同》作注记的，登记备案机构在进行租赁合同登记备案同时给予注记,并将注记情况告知相关部门。
申请人要求退案的，租赁登记备案机构可作退案处理，将已经收到的资料退还给申请人。申请人在租赁合同登记备案资料齐备时可以另行申请租赁合同登记备案。
第二十二条 （审核权限）
租赁合同登记备案案件实行二级审核，首先由收件工作人员收件初审，然后由审核工作人员复审结案。属重大、疑难案件，应当提交市房地产租赁管理所会审。
第二十三条 （审核注记及告知）
租赁登记备案机构应当按照国土房管、规划、城市管理综合执法、公安等部门提供的危险房屋、拆迁房屋、违法建设、存在消防安全隐患等房屋信息情况进行审核，必要时向有关部门进一步查询相关信息。审核的主要内容如下：
（一）房屋是否有权属证明
申请人能提供租赁房屋的房地产权证书或其他合法权属证明的，房屋租赁合同不予注记；无法提供房地产权证书或其他合法权属证明的，租赁登记备案机构应当在租赁合同上注记“该房屋具有《广州市房屋租赁管理规定》第九条第（一）项情形，予以注记”，同时在五个工作日内将注记情况书面告知区级国土房管部门；没有合法用地、报建资料的，应同时将注记情况书面告知区级规划部门和城市管理综合执法部门。
因为抵押贷款，申请人的房屋权属证明原件由银行保管的，可以由银行出具房屋权属证明复印件与原件相符的证明作为房屋权属证明。
（二）房屋是否有权属争议
出租人为房屋权属证明记载的权属人，或取得房屋权属人授权出租的委托书，且没有他人对出租人的出租行为提出异议的，房屋租赁合同不予注记；若他人对出租的房屋持有合法权属证明且对出租人的出租行为提出书面异议，租赁登记备案机构应当在租赁合同上注记“该房屋具有《广州市房屋租赁管理规定》第九条第（二）项情形，予以注记”，同时在五个工作日内将注记情况书面告知区级国土房管部门。
（三）房屋有否限制出租
出租的房屋没有被司法机关或行政机关依法裁定、决定查封或者以其他形式限制房地产权利的，不予注记；被司法机关或行政机关依法裁定、决定查封或以其他形式限制房地产权利的，租赁登记备案机构应当在租赁合同上注记为 “该房屋具有《广州市房屋租赁管理规定》第九条第（三）项情形，予以注记”，同时在五个工作日内将注记情况书面告知区级国土房管部门。
（四）房屋共有人是否有异议
未经其他房屋共有人同意出租，共有人提出书面异议的，租赁登记备案机构应当在租赁合同上注记“该房屋具有《广州市房屋租赁管理规定》第九条第（四）项情形，予以注记”，同时在五个工作日内将注记情况书面告知区级国土房管部门。
（五）房屋是否属违法建设
房屋租赁合同上约定的房屋用途不违反房屋的规划用途的，不予注记；违反房屋的规划用途的，租赁登记备案机构应当在租赁合同上注记“该房屋具有《广州市房屋租赁管理规定》第九条第（五）项情形，予以注记”，同时在五个工作日内将注记情况书面告知区级规划部门和城市管理综合执法部门。
出租的房屋不在规划部门和城市管理综合执法部门告知的应拆除的违法建设范围的，不予注记；在规划部门和城市管理综合执法部门告知的违法建设范围的，租赁登记备案机构应当在租赁合同上注记 “该房屋具有《广州市房屋租赁管理规定》第九条第（五）项情形，予以注记”，同时在五个工作日内将注记情况书面告知规划部门和城市管理综合执法部门。
（六）房屋是否属危险房
出租的房屋不在区国土房管分局告知的危险房屋范围内的，不予注记；在区国土房管分局告知的属危险房屋范围内的，租赁登记备案机构不予办理租赁合同登记备案，同时在两个工作日内书面告知承租人立即迁出危险房屋。
（七）房屋是否存在消防隐患
出租的房屋不在公安机关告知的存在消防隐患的房屋范围的，不予注记；在公安机关告知的存在消防隐患的房屋范围的，租赁登记备案机构应当在租赁合同上注记“该房屋具有《广州市房屋租赁管理规定》第九条第（七）项情形，予以注记”，同时在五个工作日内将注记情况书面告知区级公安部门。
（八）房屋是否纳入拆迁范围
出租的房屋不在拆迁范围内，或在拆迁公告范围内但拆迁公告已过期失效的，不予注记；在生效拆迁公告确定的拆迁范围内的，租赁登记备案机构应当在租赁合同上注记“该房屋具有《广州市房屋租赁管理规定》第九条第（八）项情形，予以注记”，同时在五个工作日内将注记情况书面告知区级国土房管部门。
（九）承租人的承租权
房屋承租人能提供合法身份证明文件的，或承租单位能提供合法批准成立文件的，房屋租赁合同不予注记；承租人不能提供合法身份证明文件的，或承租单位不能提供合法批准成立文件的，租赁登记备案机构应当在租赁合同上注记“该房屋出租人未履行《广州市房屋租赁管理规定》第十条第（一）或（二）项义务，予以注记”，同时在五个工作日内将注记情况书面告知区级公安部门。
第二十四条 （注销合同注记）
已办理房屋租赁合同登记备案并作注记的，租赁的房屋经整改后符合出租规定的，租赁当事人可以申请办理注销合同注记的手续。租赁登记备案机构应按规定受理，审核注销租赁合同注记章，在原房屋租赁合同上加盖“经审查，该房屋的出租人已按照《广州市房屋租赁管理规定》的规定整改完毕，符合出租条件，注销注记”，并将整改的相关资料收取存入原档案。
第二十五条 （会审程序）
办理房屋租赁合同登记备案的会审程序：
（一）属于下列重大、疑难案件，区（县）级房地产租赁管理所应当提交市房地产租赁管理所会审：
1.案情复杂，重大疑难案件；
2.在巡查抽检中，抽检人与案件承办人对案件处理意见不一
致。
3.具有一定政策研究价值的典型案件；
4.问题复杂、难以确定答复意见的来函来信；
5.根据房地产租赁业务中有关政策变化或调整，对执行新政策的具体操作方法进行可行性论证；
6. 其他需要进行会审的案件。
(二) 提交会审的案件，按以下程序进行：
1. 属于会审范围的案件，由租赁登记备案机构的案件经办人写明案件的基本情况、存在问题及处理意见，填写《房地产租赁业务会审表》，并提供与案情有关的资料和法律法规政策依据的文件，经所属区（县级市）租赁管理机构负责人审核，提交到市租赁所租赁管理部，由租赁管理部提交会审小组集体会审。
2.会审案件和参与会审的相关人员名单由市租赁所租赁管理部呈市租赁管理所分管所领导审核后报所长同意确定。
3.会审中，由案件经办人员介绍案件的基本情况、存在问题及处理意见，案件经办人对收件资料的完整性及会审陈述案情内容的准确性负责；参加会审的人员对议案进行讨论、审议。
4.市租赁所租赁管理部将意见归纳、汇总，填写《房地产租赁业务会审表》“会审意见”一栏，由会审人员签名认可，所长审批，特殊案件呈报上级领导审定。
5.经会审的案件，由市房地产租赁管理所将会审意见书面告知提交议案的租赁登记备案机构和所在区（县级市）租赁管理机构，租赁登记备案机构应当根据会审意见执行。
第二十六条（登记备案专用章）
办理房屋租赁合同登记备案专用章：
（一）在办理房屋租赁合同登记备案、转租合同登记备案、合同注销、合同转让、合同变更、合同作注记及注销注记等有关租赁业务时，统一使用“广州市国土资源和房屋管理局***区分局（或县级市局）租赁登记备案专用章”。
（二）各区（县级市）租赁登记备案机构统一编号使用登记备案专用章。
第五节 档案管理
第二十七条(档案管理一般规定)
档案管理应以“检查快捷、节约库位、方便管理、维护档案的完整性”为原则，科学合理整理排放档案，保证档案的完整有序，档案排架、档案存放位置须有明显标识，严禁在档案材料上圈点、涂改和拆页损毁。
第二十八条 （档案整理）
租赁登记备案机构对已办结的房屋租赁合同登记备案业务档案, 按照房地产档案管理有关规定要求，进行整理排序，档案用纸质量必须符合国家机关公文用纸主要技术指标，使用A4规格的胶版印刷纸或复印纸。
第二十九条 （立卷归档）
房屋租赁合同转让、合同变更、合同注销登记备案所形成的相关业务档案，应并入原房屋租赁合同登记备案档案立卷归档，统一保管，确保出租屋档案的完整、准确、系统。
第三十条（调阅档案）
公、检、法等机关因办案需要，要求调阅或复印档案资料的，可以提供单位介绍信、身份证明协助执行的法律文书，经租赁登记备案机构审核后，由档案管理人员复印档案资料，并在复印件上加盖“复印自×××号档案”印章和档案管理单位公章，协助执行的法律文书、介绍信等存档备查。调阅档案的工作应在3个工作日内完成。
第三十一条（复印存档租赁合同）
租赁当事人遗失租赁合同，且租赁合同期限未满，要求复印存档租赁合同的，可以提供身份证明并提交申请复印的书面报告，经租赁登记备案机构审核后，由档案管理人员复印存档的租赁合同，并在复印件上加盖“复印自×××号档案”印章和档案管理单位公章，申请报告等资料存档备查。复印存档租赁合同的工作应在3个工作日内完成。
第三章 租赁合同填写规范
第三十二条 （租赁合同的订立）
房屋租赁当事人应当订立书面租赁合同，可使用由广州市国土房管局统一印制的《房屋租赁合同》示范文本，也可自行签订房屋租赁合同。
房屋租赁合同应当具备以下主要条款：
（一）租赁当事人的姓名或者名称及通讯地址、证件号码；
（二）租赁房屋的坐落位置；
（三）租赁房屋部位的建筑面积；
（四）租赁房屋的使用用途；
（五）租赁期限；
（六）租金数额、交付方式及期限；
（七）租赁当事人约定的其他条款。
租赁军队房地产的，租赁当事人应当签订中国人民解放军房地产管理局统一监制的《军队房地产租赁合同》。
第三十三条 （租赁合同份数）
《房屋租赁合同》一式三份，租赁当事人各执一份，登记备案机构存查一份。如需办理工商营业执照，则需要提交一式四份，租赁当事人各执一份，登记备案机构和工商部门各存查一份。
第三十四条 （租赁合同规范汉字）
房屋租赁合同填写应当使用规范汉字，境外自然人、法人或其他组织的姓名或名称可依照身份证明记载的外文姓名或名称填写；涉及数量、日期、编号的，使用阿拉伯数字；填写时应使用炭素墨水笔、蓝黑墨水笔或档案专用圆珠笔。
第三十五条 （出租人名称填写）
填写出租人名称应与房地产权证书或合法权属证明资料记载的权属人名称必须一致。
出租人因单位体制改革或资产重组更名的，须提供单位更名转制批文或工商局相关证明。
第三十六条 （承租人名称填写）
承租人为自然人的，填写其身份证件上的姓名；承租人为法人或其他组织的，填写其法定名称。
第三十七条 （房屋地址的填写）
房屋地址应当填写公安部门核准的房屋座落位置的详细地址，并与房地产权证书或合法权属证明资料记载一致。如不一致或地址发生变更的应当提供公安部门（或房地产开发企业或街道办事处或物业管理公司）出具的变更证明；属集体土地房屋的，可提供村社集体组织出具的地址变更证明。
第三十八条 （房屋用途的填写）
出租房屋用途以房地产权证书或合法权属证明资料记载的用途为准；若房屋用途发生改变，应当提供城市规划部门认定具体用途的变更证明。
第三十九条 （房屋面积的填写）
出租房屋面积应当以房地产权证书或合法权属证明资料记载的建筑面积为依据；属于向多户出租的合计出租面积不能超出房地产权证书或合法权属证明资料记载的面积，并提供房屋平面附图标识各出租位置和相应面积。
第四十条 （租赁期限的填写）
租赁期限应由租赁双方当事人协商约定，但租赁期限最长不得超过20年；转租期限不得超过原房屋租赁合同记载的租赁期限；授权经营管理的房屋，租赁期限不得超过授权经营管理委托期限。
第四十一条 （租金的填写）
租金应由租赁双方当事人协商约定，租金填写应注明币种以及租金按月或（季、年）结算。
第四十二条 （房屋属临时建筑的填写）
出租的房屋，若房地产权证书或权属证明资料记载属临时建筑的，应在房屋租赁合同附注注明“该房屋属临时建筑”。
第四章 房屋租赁管理报表
第四十三条（报表内容）
房屋租赁管理报表包括房屋租赁登记备案统计报表和房屋租赁管理工作报表。
房屋租赁登记备案统计报表内容包括租赁合同登记备案综合情况、租赁合同登记备案业务情况、住宅租赁合同登记备案情况、非住宅租赁合同登记备案情况等。
房屋租赁管理工作报表内容包括租赁房屋情况、违规租赁行政处罚情况、信息报送情况、业务培训情况、信访及投诉处理情况等。
第四十四条（报表填报单位）
报表的填报单位为各区（县级市）租赁登记备案机构，各区（县级市）租赁登记备案机构要认真填写统计报表及工作报表，按照要求，及时报送信息，报表应该由单位负责人和填报工作人员签名并加盖单位公章。
第四十五条（报表填报要求）
房屋租赁合同登记备案报表填报要求：
（一）统计数据时点为每月1日至月未，每月8日前报送上月统计报表信息，每月15日前报送上月工作报表信息；
（二）统计数据计量单位分别为件、万平方米、万元，小数点后四舍五入保留二位数；
（三）统计报送方式为通过计算机软件填写并通过网络或电子邮件上报。
第四十六条（报表填报内容解释）
房屋租赁合同登记备案报表填报的主要内容：
（一）合同登记备案件数是指报告期内，办理房屋租赁合同登记备案手续的件数。
（二）合同登记备案面积是指报告期内，办理房屋租赁合同登记备案手续的总建筑面积。
（三）房屋月租金是指报告期内，办理租赁合同登记备案的房屋首月月租金。如遇免租期，则统计实际发生租金交易的首月租金。
（四）房屋月租金单价是指房屋月租金除以合同登记备案面积数。
（五）首次办理包含新增租赁房屋和原租赁房屋发生新租赁关系办理合同登记备案两种情形。新增租赁房屋是指报告期内新增租赁房屋发生的租赁合同登记备案；原租赁房屋发生新租赁关系是指报告期内原在册租赁房屋承租人发生变化的合同登记备案。
（六）国有土地上的住宅房屋填报内容：
1.直管房是指广州市国土房管局代表市政府直接管理的各类房屋。包括公产、经租产、代管产（抢修代管、无主代管、双代转代管）、托管产等房屋。
2.廉租住房是指由政府部门按规定向具有城镇常住居民户口的最低收入家庭提供的租金相对低廉的普通住房。
3.低层住宅是指房屋总层数为1～3层的住宅房屋。
4.多层住宅是指房屋总层数为4～9层的住宅房屋。
5.高层住宅是指房屋总层数为10或10层以上的住宅房屋。
6.别墅是指国有土地上独立成栋的高档商品住宅。
（七）集体土地上的住宅房屋填报内容：
1.集体经济组织住宅是指集体土地上农村集体经济组织所有的住宅房屋。
2.村民住宅是指集体土地上村民所有的住宅房屋。
（八）国有土地上的非住宅房屋填写内容：
1.划拨方式的办公用房是指企业、事业、机关、团体、学校、医院等单位使用国有划拔土地上的各类办公用房。
2.有偿方式的办公用房是指企业、事业、机关、团体、学校、医院等单位使用已办理国有土地有偿使用手续的土地上的各类办公用房。
3.商业娱乐用房是指用于商业服务活动的房屋建筑。如度假村、饭店、酒店、商场等。
4.工业仓储用房是指用于工业生产、储备、供应等使用的房屋。如厂房、仓库等。
5.其他用房是指不属于上述用途的房屋建筑。如车位、学校教学用房、医院医疗用房、图书馆、体育场馆等。
（九）集体土地上的非住宅房屋是指集体土地上农村集体经济组织或村民所有的非住宅房屋，包括办公、商业和工业仓储用用房。
