天津市住房保障档案管理办法
【发布日期】2013-10-22
津国土房保办〔2013〕294号
市国土房管局市档案局关于印发天津市住房保障档案管理办法的通知
各区县房管局、档案局，各有关单位：
为加强和规范住房保障档案管理工作，根据《天津市基本住房保障管理办法》（津政令第54号）、《住房保障档案管理办法》（建保〔2012〕158号）的有关规定，市国土资源和房屋管理局、市档案局联合制定了《天津市住房保障档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
市国土房管局 市档案局
2013年10月22日
天津市住房保障档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强和规范本市住房保障档案的科学管理，确保其完整、准确、安全和有效利用，根据《天津市基本住房保障管理办法》、住房和城乡建设部《住房保障档案管理办法》和《天津市档案管理条例》，结合本市实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于市、区县和街道办事处（乡镇人民政府）住房保障实施机构或部门的住房保障档案管理工作。区县民政部门、保障性住房开发建设单位、公共租赁住房经营单位在住房保障工作中形成的档案管理，可参照本办法。
第三条 住房保障档案应真实完整、全面客观，准确记录住房保障实施情况。档案管理要做到科学整理、安全保管、有效利用。
住房保障档案管理工作应根据统一领导、分级管理、分类指导的原则，在市住房保障实施机构统一领导下，由市、区县和街道办事处（乡镇人民政府）住房保障实施机构实行分级管理，按照住房保障实施机构的职能范围实行分类指导。
第四条 市住房保障实施机构对全市住房保障档案管理工作实施管理，对区县住房保障实施机构负有指导和监督职责。
区县住房保障实施机构负责本行政区域内的住房保障档案管理工作，并定期向本单位档案管理部门归档，由本单位档案管理部门集中统一管理。
区县民政部门和街道办事处（乡镇人民政府）设立的住房保障实施机构或部门、保障性住房开发建设单位、公共租赁住房经营单位等应当按照各自职责，分别建立住房保障档案管理制度并组织实施。
市、区县档案行政管理机构负责本行政区域内住房保障档案工作的监督、指导。
第五条 市、区县住房保障实施机构应当建立健全档案管理制度，把档案管理工作纳入年度工作考评体系，提供必要的条件，保证档案工作的正常开展。
（一）设置档案管理岗位，配备必要的档案管理人员；
（二）设置符合档案保管要求的专用档案室，配置适宜保管档案的设施设备，防止档案的损毁和散失，确保档案实体和信息安全；
（三）统筹安排档案管理经费，确保足额到位，并严格按规定用途使用，不得挤占、挪用。
第六条 市、区县住房保障实施机构要指定专人负责住房保障档案的收集、归档工作，具体职责是：
（一）熟悉本市住房保障政策法规，具备档案管理专业知识；
（二）执行国家及本市档案工作的法律、法规和业务技术规范，集中统一管理本单位或部门档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等；
（三）保持档案室和卷宗洁净，注意防火、防渍、防有害生物等，电子档案定期备份；
（四）维护档案信息安全，遵守档案保密规定。
第二章 归档范围
第七条 住房保障档案按照住房保障实施机构或部门的职责分为住房保障对象档案、保障性住房档案、住房保障监督管理档案。纸质档案应当同步建立电子档案。各类住房保障档案之间应当彼此关联，相互印证。
第八条 住房保障对象档案指正在申请或已获得住房保障家庭的档案材料，收集归档范围为：
（一）住房租赁补贴对象档案
1.申请材料。包括申请人的身份证复印件、户口簿复印件、家庭住房权属证明复印件、婚姻状况证明、家庭收入证明、家庭财产证明及其他相关证明（原件或复印件）、委托书、申请受理通知单等相关材料；
2.审核材料。包括住房租赁补贴申请审核表，市、区县、街道（乡镇）住房保障审核部门、民政部门的审核记录，公示内容及反馈记录，申请人应提供的其他相关材料等；
3.实施保障材料。包括住房租赁补贴发放通知书及其他实施保障通知书、相关票据、房屋租赁合同、房屋租赁登记备案证明、终止住房租赁补贴通知书等相关材料；
4.动态管理材料。包括住房租赁补贴变更登记和审核表、年度审核记录、根据年度审核结果补充的申请和审核材料等。
（二）租赁公共租赁住房对象档案
1.申请材料。包括申请人的身份证复印件、户口簿复印件、家庭住房权属证明复印件、婚姻状况证明、家庭收入证明、家庭财产证明及其他相关证明（原件或复印件）、委托书、住房租赁补贴资格证明、住房公积金缴存情况证明、履约承诺书、租赁担保书、申请受理通知单等相关材料；
2.审核材料。包括公共租赁住房申请审核表，区县、街道（乡镇）住房保障审核部门、民政部门的审核记录，公示内容及反馈记录，申请人应提供的其他相关材料等；
3.实施保障材料。包括符合或不符合条件通知书等其他相关材料。
（三）其他住房保障对象档案
限价商品住房、经济适用住房、出租人补贴、公有住房租金核减等其他住房保障对象档案参照住房租赁补贴对象档案收集。
第九条 保障性住房档案指证后开发建设或已分配使用的保障性住房房源档案，以及销售或运营过程中收集或形成的相关记录材料，收集归档范围为：
（一）保障性住房房源档案
1.基础材料。包括房屋来源和权属证明材料，房屋地址、保障性住房类别、房号、户型、面积等基本情况的记录材料，现状及公共设施、室内设施设备登记表，销售许可证明材料，销售价格或租金计算表等；
2.交接材料。包括项目移交协议、委托管理协议、接管通知书、项目验房表、项目维保期交接确认表。
（二）公共租赁住房运营管理档案
1.租赁情况材料。包括项目出租公告、委托书、履约承诺书、租赁担保书、符合承租条件通知单、登记确认单、选房通知单、摇号公证书及摇号结果、承租家庭入住登记表等；
2.承租人情况材料。包括承租人基础信息表、租赁公共租赁住房资格证明、缴存租房保证金通知书、委托代扣租房补贴交纳租金协议书、委托提取住房公积金协议、租赁合同、公共租赁住房互换房屋申请审核表等相关材料；
3.租金管理材料。包括租金收缴记录、欠缴租金告知函、租约即将到期通知书、解除租赁合同或住房退出相关材料等；
4.日常管理材料。包括租金划扣补贴情况报表、欠租户统计报表、巡查通报、经营管理考核表等其他必要的统计分析报表和相关材料；
5.修缮管理材料。包括专项维修招投标、开竣工及验收材料等。
（三）限价商品住房和经济适用住房销售管理档案
1.摇号选房材料。包括登记和摇号公告、摇号规则和程序、登记过程中收集的材料、摇号结果公示、公证书、见证人信息、现场视频图像和图片等相关材料；
2.房屋销售材料。包括摇号结果确认单、购房资格证明、购房人身份证复印件、购房合同、收款凭证等相关材料。
第十条 住房保障监督管理档案指在实施住房保障监督管理过程中收集或形成的相关记录材料，收集归档范围为：
（一）监督管理业务材料。包括住房保障对象核查记录及核查结果材料、日常巡查记录、公示及反馈记录等；
（二）住房保障对象违规处理材料。包括违规记录、违规证据、举证记录及证据、告知或约谈记录、行政处理或处罚文书、催告书、送达回证、强制执行申请书、人民法院行政裁定书、退还违规享受住房保障的相关证据、收缴罚款的凭证等及相关文件规定的其他材料；
（三）住房保障信用记录材料。包括住房保障对象及违反住房保障管理规定的个人、企业或其他组织的违规记录，处理决定，处理结果等相关材料；
（四）销售和租赁行为监管材料。包括保障性住房销售或经营单位出具的销售或租赁情况报告、对销售或经营单位的监督检查记录、对违规销售或租赁保障性住房的房地产中介服务等机构或部门的监督检查和处理记录等相关材料；
（五）保障性住房证后监管材料。包括土地出让合同，限期开、竣工告知书，证后监管项目建设进度报表，延期开、竣工申请审批等相关材料;
（六）举报和投诉监管材料。包括来信稿件、来访记录、举报或投诉受理和转办记录、调查取证材料、调查结果及答复记录、责任追究和督促检查等相关材料。
第十一条 保障性住房建设档案、文书档案、会计档案等，应当按照相应档案管理规定归档收集。
第十二条 住房保障电子档案指本市住房保障管理信息系统运行中生成并存储的电子数据文件。收集归档范围为：
（一）纸质档案形成的电子文档。包括住房保障对象档案、保障性住房档案、住房保障监督管理档案及其他纸质档案的电子文档;
（二）住房保障管理信息系统的生成文档。包括文本文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件等电子文档。
电子档案与相应的纸质档案应当保持内容上的一致。内容不一致时，以纸质档案为准进行认定调整；对纸质档案材料仍存疑议的，由市住房保障实施机构组织核查鉴定后进行认定调整。
第三章 档案管理
第十三条 住房保障对象档案按照“一户一档”的原则，根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，由区县和街道（乡镇）住房保障实施机构或部门，在申请人获得住房保障后三个月内完成归档。
市住房保障实施机构、区县民政部门等机构或部门应根据各自职责和相关政策规定对住房保障对象档案进行归档。
住房保障对象年度复核材料、动态变更材料等，应当定期归入原档，或者根据工作需要单独立卷归档，并与原档的案卷号建立对应关系，便于检索查阅。
第十四条 保障性住房管理档案按照“一套一档”的原则，即每套房屋的销售或租赁情况建立档案，根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，房源档案可按照“一项目一档”，即各保障性住房项目分别整理立卷。
市住房保障实施机构、保障性住房开发建设或经营管理单位等机构或部门根据各自职责和相关政策规定在保障性住房开始销售或租赁后三个月内对保障性住房档案进行归档，房源档案在竣工或移交经营管理后三个月内进行归档。
房屋销售或租赁对象变更、日常管理、房屋修缮、管理报表等动态材料，应当定期归入原档，或者根据工作需要单独立卷归档，并与原档的案卷号建立对应关系，便于检索查阅。
第十五条 住房保障监督管理档案应根据专项检查、信用记录、举报和投诉等监督管理内容及时间先后顺序，由市住房保障实施机构在实施监管的三个月内进行归档。
住房保障对象监督管理档案，参照本办法第十三条规定，由市、区县住房保障实施机构整理归档。
第十六条 保障性住房建设档案、文书档案、会计档案等及其他具有保存价值的档案资料，应当按照相应档案管理规定及时立卷归档。
第十七条 电子档案应当根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2001）归档保管。
（一）电子档案的保管应配备专用的数据存储设备，按用户权限定期备份。
（二）应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
（三）建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制，对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
（四）通过网络管理的，应当做好网络安全防护，确保数据的完整、安全。
第十八条 市、区县住房保障实施机构应当对收集的档案材料进行查验，确保其符合档案管理要求；定期对已归档的住房保障档案进行检查，发现档案毁损或丢失的按规定采取补救措施。
应当立卷归档的材料，必须按规定整理、立卷、归档管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
第十九条 市、区县住房保障实施机构应当对本单位保管的住房保障档案进行编目，编制不同种类档案相互关联的检索工具，建立档案信息检索与管理系统，做好档案的接收、保管、利用、移交等情况记录，做到保管妥善、存放有序、查阅方便。
第二十条 纸质的住房保障对象档案、保障性住房档案保管期限，在住房保障期间顺延至住房保障后为长期（30年及以上）；纸质的住房保障监督管理档案保管期限为永久；纸质的住房保障其他档案保管期限按照相应档案管理规定保存。住房保障电子档案保管期限为永久。
第二十一条 住房保障档案可根据相关规定，向同级国家综合档案馆移交。
第二十二条 对保管期满的住房保障档案，应由市、区县住房保障实施机构等档案管理和相关业务人员共同组成鉴定组，按照国家有关档案鉴定销毁的规定，对档案进行鉴定销毁，销毁档案的目录应永久保存。
第四章 奖励与处罚
第二十三条 市、区县住房保障实施机构或部门，对在档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，按照有关规定给予表彰奖励。
第二十四条 有下列行为之一的，由市或区县住房保障实施机构、有关主管部门责令限期改正，并可以对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员，依照《天津市档案管理条例》等法律法规给予处分；构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任：
（一）违反本办法第十八条规定，不按规定归档的；
（二）涂改、伪造档案的；
（三）擅自提供、抄录、公布、销毁、出卖或者转让档案的；
（四）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；
（五）其他违反档案管理法律法规的行为。
第五章 附则
第二十五条 本办法自2013年11月1日起实施。《天津市廉租住房档案管理办法》（津国土房保〔2009〕158号）同时废止。
